Praxis bei Berlus #

Prexfo ist kein Whitepaper und kein Reißbrett-Entwurf. Der Standard entsteht dort, wo er sich beweisen muss: im laufenden Betrieb der Berlus-Hausverwaltung. Was hier funktioniert, geht in den Standard ein — was nicht, wird verworfen.

Der Datenspiegel #

Der gesamte Dokumentenbestand liegt im PropertyExchangeFolder — von der Betriebskostenabrechnung über Prüfberichte und Verträge bis zur Korrespondenz. Jedes Dokument ist per OCR erschlossen und volltext-durchsuchbar, jede Einheit trägt ihre strukturierten Stammdaten als prexfo.xml.

Von der Papierpost zur strukturierten Akte #

Ein eingehendes Dokument durchläuft eine automatische Pipeline, bis es an seinem Platz in der Ordnerstruktur liegt:

graph LR A["Eingang: Scan, Mail, Import"] --> B["OCR: Text erschliessen"] B --> C["Klassifikation: Dokumenttyp"] C --> D["Zuordnung: Liegenschaft, Gebaeude, Einheit"] D --> E["Ablage: PropertyExchangeFolder"] E --> F["Index: volltext-durchsuchbar"]

Die Zuordnung folgt dem Anker-Prinzip: Ein Dokument wandert so hoch wie nötig, so genau wie möglich — die Heizkostenabrechnung zur Einheit, der Wartungsvertrag zum Gebäude, der Grundbuchauszug zur Liegenschaft.

Was das im Alltag bedeutet #

• Vorgangsrecherche in Sekunden — statt Aktenordner zu wälzen, findet eine Volltextsuche jeden Vorgang zu einer Einheit oder Liegenschaft.
• Föderierte Tickets — Korrespondenz und Dokumente eines Vorgangs werden zusammengeführt: Man sieht den vollständigen Verlauf eines Schadens oder Auftrags an einem Ort.
• Belastbare Auskünfte — Mieter- und Eigentümeranfragen lassen sich auf Basis der dokumentierten Historie beantworten, nicht aus dem Gedächtnis.

KI, die nichts ausplaudert #

Die Auswertung folgt dem Prexfo-Prinzip KI als Werkzeug: Sprachmodelle generieren Analyse- und Suchwerkzeuge, die auf dem kontrollierten Datenbestand laufen. Die Dokumente selbst verlassen nie die eigene Umgebung — Datenhoheit bleibt auch dann gewahrt, wenn moderne KI eingesetzt wird.

Ehrlich bleiben. Diese Zahlen sind ein Momentaufnahme des Berlus-Bestands und wachsen laufend. Sie zeigen, dass der Standard trägt — nicht, dass er fertig ist. Der Weg zur öffentlichen Standardisierung steht noch bevor.